1. 날짜만 기록해도 스트레스가 줄어든다.
음식이든 자료든 얼마나 오래되었는지 알 수 있고 이것들을 처분해야 할지 말아야 할지 쉽게 판단하고 지시를 내릴 수 있다.
기한을 엄수하지 않는 당신의 부하직원으로 하여금 '일처리가 늦어, 일이 너무 밀리잖아' 와 같이 추상적으로 지적한다면 일을 계속 미룰 것이다. 당신이 업무지시를 '언제'했고 '언제 답변을 받았는지' 또는 '언제 실행에 옮겼는지' 날짜를 명확히 기록해두어야 한다. 그리고 나서 3일 늦었어. 자네 3주나 방치했어 라고 구체적으로 지적한다면 조용한 목소리로 말하더라도 부하직원은 스스로 느끼는 바가 클 것이다.
컴퓨터로 작성시 날짜가 들어가도록 꼬리말이 되어 있는 것을 팀의 표준 문서로 사용.
GRAY ZONE 서류 박스
지금 현재 쓸지 안쓸지 버릴지 말지 애매한 것들을 박스나 봉투에 넣고 2011.12월 GRAY라고 써놓는다. 만약 그 중 필요한 게 생기면 꺼내고 꺼냈던 자료는 다시 2011. 12 GRAY에 넣지 않는다. 6개월, 1년이 지나도 계속 2011 12월에 들어있는 자료가 그 봉투에 들어가 있으므로 한꺼번에 폐기하기 좋다.
P59 하나 사면 하나를 처분했으면 좋겠다. 옷이 많으면 많을수록 입고 싶은 옷을 고르는데 시간이 걸린다. 시간은 곧 돈이다.
이면지에 메모하지 마라. 이면지를 쓰면 항상 어디가 앞이고 어디가 뒤인지 확인하는 버릇이 생기기 때문에 1000쪽을 본다고 하면 2000쪽을 봐야하는 시간낭비가 생긴다. 혼자만 보는 자료면 몰라도 다같이 보는 자료는 이면지에 적지 말 것.
P67 친환경 열풍에 대해 언론이 말하는 것을 그대로 받아들여서는 안 된다.
자원 재료학을 전공한 추부 대학교 종합공학연구소의 다케다 구니히코 교수는 일본의 종이 원료는 개발도상국의 산림이나 열대우림을 채벌해서 얻는 것이 아니라 대부분 선진국의 목재를 원료로 사용하기 때문에 무작정 종이=산림 파괴라고 이해하는 것은 위험하다고 경고. 그의 말에 따르면 실제 선진국의 산림은 증가하고 있다. 즉 당신이 인쇄를 해도 산림은 파괴되지 않는다.
메일보내기
-메일을 보낼 때 제목에 내용을 쓰기 00씨에게 : 00건 이런식으로 하면 메일이 스팸에 가는 것 방지.
-메일 보낼 때 용건이 많으면 번호로 정리하기
-가장 중요한 용건은 맨 마지막에 쓰면 더 잘 생각나게 할 수도 있다.
수첩과 상자로 업무파악하기
수첩 : 기한이 정해져 있거나 약속과 같이 행동할 날짜가 정해져있는 일
종이보관상자 : 기한이나 기준이 없는 일
그리고 수첩에 적힌 건 쉽게 볼 수 있게 항상 휴대하는 하루일정표에 적고 완료하면 빨간펜으로 쭉 줄긋기
종이 보관 상자를 매일 아침에 보고 오늘 처리해야 겠다는 것은 책상수납함으로 옮겨놓기
그날 미처 처리를 못한 일이 있다면 일단은 종이 보관상자에 넣어두고 수첩의 내일 날짜에 일정을 추가해놓는다. 그리고 내일 아침 종이보관상자 검토하다가 그 서류 꺼내서 일보면 됨.
손 닿는 곳에 파일 진열대 구비하기.
척 보면 알 수 있게
-색깔펜과 자신만의 약어로 종이 맨 앞에 표시해두기
ex) ⓒ 폐기- 본 후에 폐기하는 서류(영수증같은거)